Automatische backups maken

Backups van de database
Met Mac Boekhoudprogramma maak je eenvoudig back-ups. Kies in het programma onder 'Instellingen' voor de vierde tab 'bestandslocatie'. Onderaan deze tab, kunt u 'Map voor backups' instellen. Zodra u een map ingesteld hebt voor de back-ups, maakt het programma automatisch een back-up bij het afsluiten van het programma. Gebruik daarvoor de grote aan/uit-knop rechts onderaan het Start-scherm, druk op Cmd-Q. Bij een spontane backup gaat u naar 'Bestand' en 'Nu een backup maken (zie de toelichting hieronder)'.

Bij het eenmalig instellen van de backup map, kiest u voor de locatie van uw back-up een map in je DropBox, Google Drive of iCloud Drive en geef deze een herkenbare naam als ‘backup’. Op deze manier heeft u een veilige back-up van uw boekhoudgegevens. Maak ook een screenshot van uw backup locatie, zodat u later altijd makkelijk kunt terugvinden waar u uw gegevens ook alweer had opgeslagen. Als u dit eenmaal goed heeft ingesteld, zou dit niet nogmaals moeten hoeven. Maar, het kan zijn dat u bij een update gevraagd wordt om de backup locatie nogmaals in te stellen. Een screenshot hiervan maken kan dan ook handig zijn als u dit opnieuw wilt instellen.

Backups van PDF en foto's
Als je ook van je PDF's en foto's (van nota's en foto's die u gebruikt in opmaaksjablonen) een backup wilt maken, dan zet je vanaf het startscherm een vinkje bij "Maak bij afsluiten ook backup van PDF archief". Doe dit eens in de zoveel tijd, of wanneer je nieuwe foto's aan je opmaaksjablonen toegevoegd hebt of als je veel PDF's of foto's van uitgavenota's ingevoerd hebt.

Encryptie
Omdat geen enkele online cloud drive écht veilig te noemen is (medewerkers kunnen gewoon je gegevens inzien, en bij een hack ligt alles op straat), raden we altijd aan om gebruik te maken van encryptie (versleuteling) bij het opslaan van gevoelige informatie. Volgens de Algemene Verordering Presoonsgegevens (AVG) dien je persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. Met het programma BoxCryptor kan je gratis je cloud drive (of dat nou iCloud Drive, DropBox of Google Drive is) voorzien van encryptie. We raden dan ook aan om BoxCryptor te installeren. Let wel op dat je het wachtwoord niet vergeet en ook via een backup zorgvuldig bewaart. Je kunt het wachtwoord bijvoorbeeld opschrijven en in een kluis leggen.

Backup van de app
Van de app zelf hoef je geen backup te maken, omdat je de nieuwste versie van de app altijd kunt downloaden. Wil je dit toch doen, dan sleep je de app genaamd "Boekhoudprogramma voor ZZP'ers" vanuit "Programma's" (Finder-venster) naar bijvoorbeeld een USB-stick of een cloud drive.

Spontane backup
Heeft u net flink gewerkt aan de boekouding en wilt u een spontane backup maken, dan kan dat via de menubalk (allerbovenste balk) via 'Bestand' en dan kiest u voor 'Nu een backup maken'. U krijgt dan een melding dat het maken van een backup gelukt is. Het kan zijn dat u per ongeluk het gekozen pad heeft aangepast en dat het niet gelukt is. Mocht u de melding krijgen dat het maken van de backup niet gelukt is, dan gaat u naar 'Instellingen' en 'bestandslocaties' en controleert u het gekozen pad. Klik daarvoor op de het plaatje van een map rechts naast de tekst 'Selecteer map.' Probeer het maken van de backup nu nog eens en u zult zien dat het deze keer wel lukt!