foto van vrouw die haar boekhouding doet met boekhoudprogramma voor zzp'ers

Online handleiding - Mac Boekhoudprogramma voor ZZP'ers

Importeren klanten, facturen en uitgaven uit uw vorige administratie

Als u een administratie heeft bijgehouden in een vorig boekhoudprogramma of in Excel dan is er de mogelijkheid om deze gegevens te importeren in Boekhoudprogramma voor ZZP'ers. U dient eerst een CSV bestand aan te maken. Zo kunt u uw klanten-, factuur- en uitgave-gegevens importeren zodat u deze niet met de hand hoeft in te voeren.

Voorbeeld: aanmaken CSV bestand vanuit Excel

Zo kan bijv. uw klantenbestand eruit zien voordat u hem opslaat als csv bestand:

Kies in Excel "File"/"Bestand, "Save as"/"Opslaan Als" en vervolgens bij "Format" kiest u voor Comma Seperated Values (.csv bestand).

Hoe werkt de import
U vindt de importfunctie in de menubalk van boekhoudprogramma voor ZZP'ers onder "Bestand" ->  "Importeren" (zie foto hieronder). U krijgt vier mogelijkheden voor een import. Eerst kunt u uw klanten importeren, vervolgens uw facturen, dan de factuurregels en tot slot de uitgaven. 

  • Zorg dat uw bestand aan de voorwaarden voldoet, beschreven onderaan deze pagina.
  • Selecteer het scheidingsteken dat gebruikt wordt in uw bestand (komma/puntkomma/tab).
  • Sleep het CSV bestand naar het grijze vak rechtsboven met de naam "Sleep het .CSV bestand hierheen" (rechtsboven).

  • Nu verschijnen onder elkaar alle kolommen/velden die het boekhoudprogramma nodig heeft.
  • Selecteer bij elk veld welke kolom uit het CSV bestand u hiervoor wilt gebruiken.
    Als u meerdere kolommen uit het CSV bestand aan één veld wilt koppelen, dan kunt u een 2e en evt. 3e kolom invoeren. De waarden uit die kolommen worden dan tijdens de import aan elkaar geplakt met een spatie ertussen.
  • Als u bij alle belangrijke velden een kolom aangewezen heeft, klikt u op "Start import".
  • Er wordt nu automatisch een backup gemaakt. Mocht er iets misgaan bij de import, dan kunt u een backup terugzetten.
  • De import wordt gestart.
  • Ga nu naar het overzicht klanten of facturen of uitgaven om te kijken of de import goed gelukt is.

Voorwaarden waaraan uw bestand dient te voldoen:

  • Het bestand moet in het CSV formaat zijn opgeslagen. Mogelijke scheidingstekens zijn de komma, de puntkomma (Excel) en de tab. De komma (,) wordt veel gebruikt, maar Excel CSV bestanden gebruiken bijvoorbeeld standaard de puntkomma (;)
  • De eerste regel van het bestand bevat de kolomnamen. Deze regel wordt dus niet geimporteerd.
  • Datums moeten in het formaat dd-mm-jjjj of jjjj-mm-dd opgeslagen zijn. dd-mm-jj wordt ook ondersteund, maar wordt afgeraden. In plaats van het streepje mag ook de slash gebruikt worden (dd/mm/jjjj bijvoorbeeld).
  • Als u uw verkoopfacturen wilt importeren, dan heeft u drie CSV bestanden nodig. U doet dit in drie stappen. waarbij u deze volgorde aan moet houden: klanten, vervolgens facturen en tenslotte factuurregels.
  • De uitgaven kunt u vanuit één CSV bestand importeren.
  • Een klant moet een unieke sleutel/code/id hebben, zodat facturen aan een betreffende klant te koppelen zijn.
  • Een klant moet een unieke sleutel/code/id hebben, zodat factuurregels aan een betreffende factuur te koppelen zijn.
  • De BTW-code moet een enkele letter zijn: H,L of 0. H=Hoge BTW, L=Lage BTW, 0=Vrijgestelde BTW.
    Als uw exportbestand de BTW-percentages (21,6,0) gebruikt, dan moet u even met de hand (in b.v. Excel) deze percentages omzetten naar resp. H,L en 0.
  • Het veld "Betaald J/N/D" moet een enkele letter bevatten: J=Ja, N=Nee, D=Deels.
  • Lege regels zorgen voor een foutmelding
  • Aparte tekens zoals letters met accenten zorgen voor een foutmelding (dit wordt in toekomstige versies mogelijk opgelost)

Voorbeeldbestanden

Support
Mocht het niet lukken om de import voor elkaar te krijgen, dan kunt u ons altijd mailen.
Komt u er helemaal niet uit, dan kunt ons altijd een scherpe offerte vragen waarbij wij uw CSV-bestanden of Excel-bestanden analyseren en zodanig corrigeren zodat ze direct te importeren zijn in het boekhoudprogramma. Vraag naar de mogelijkheden.

Help-onderwerpen   Homepage