Het samenwerken met een boekhouder of accountant via een offline boekhoudprogramma vereist een duidelijke werkwijze. Hier volgen een aantal essentiële stappen om efficiënt samen te werken:
Je houdt via de knop 'Facturen' zelf de facturen bij en maakt per factuur met het programma steeds een opvolgende factuur, zie ook de instructie over facturen. Je let daarbij op dat de datum correct is ingevoerd.
Ook houd je zorgvuldig je uitgaven bij. Dit kun je doen door via de knop uitgaven per uitgave op de plus (+) te klikken en een nieuwe uitgave aan te maken, zie ook de instructie over uitgaven.
Een andere mogelijkheid is om de uitgaven aan te maken nadat je een bank import hebt gedaan. Dan kun je de bankimport slepen naar de betreffende categorie en maakt het programma zelf een uitgave aan in die categorie. Let hier op de datum.
Met Mac Boekhoudprogramma kun je eenvoudig een bankimport maken.
Je koppelt vervolgens deze bankimport met de uitgaven of reeds aangemaakte facturen. Als een factuur is aangemaakt, dan zie je deze onderin verschijnen. Je controleert bij uitgaven of je data goed hebt ingevuld bij de uitgaven. Je boekhouder kan dit ook voor je controleren. Vooral aan het begin en eind van het jaar is het nodig dit netjes te doen, zodat een factuur in het betreffende boekjaar valt. Bekijk de instructie over bankafschriften.
Je kunt er voor kiezen om de meest eenvoudige manier samen te werken met de boekhouder. Je houdt dan zelf de facturen en uitgaven bij en stuurt deze naar de boekhouder.
Een iets uitgebreidere optie is om ook de rapportages te delen. Let er daarbij op dat investeringen pas verwerkt worden in de aangifte inkomstenbelasting op de winst- en verliesrekening. Deze kan de boekhouder zelf op de door haar gekozen wijze eerder ook verwerken.
Met je Mac kun je eenvoudig rapportages, zoals een kolommenbalans balans- en winst- en verliesrekeningen, opstellen en opslaan als een PDF of Excel-bestand. Je maakt een rapportage aan door eerst bovenstaande stappen te volgen.
Vervolgens klik je op Rapportages en maak je alle rapportages aan die er zijn: winst- en verliesrekening, proef- en saldibalans, kolommenbalans, grootboekkaart, uitgebreide rapportage, openstaand op dag x door op de bijbehorende knop te drukken. Je kopieert en plakt dit in Excel per tab plak je de verschillende rapportages. Vervolgens geef je de Excel tab een passende naam winst- en verliesrekening bijvoorbeeld.
Je slaat het Excel bestand op en stuurt dit naar de boekhouder. Je kunt dit ook met een wachtwoord encryptie versturen. Dat kan vrij eenvoudig op de Mac, bijvoorbeeld via de Terminal. Stuur deze bestanden periodiek via e-mail of indien gewenst per post of via een USB-stick naar je boekhouder ter controle. Je kunt er ook voor kiezen om alle scans mee te sturen van de map uitgaven en facturen.
Gebruik je Mac om bonnetjes en facturen in te scannen. Het programma bewaart deze bestanden in een logische mappenstructuur. Je kunt deze gegevens eenvoudig exporteren via de knop Bestand in de Menubalk, kies vervolgens voor Exporteren en kies dan voor Facturen of Uitgaven. Het programma maakt een exportbestand of een code die je in Excel kunt plakken aan. Deze kun je het best met encryptie naar je accountant sturen. Dit voorkomt verlies van documenten en beveiligt het proces. De boekhouder zal er vooral op letten dat alle data correct zijn ingevuld bij uitgaven. Met name aan het begin en eind van het boekjaar is dat relevant, zodat uitgaven in januari of december in het juiste boekjaar worden ingeboekt. Ook zal de boekhouder controleren of uitgaven in de juiste categorie ingeboekt zijn.
Maak samen met de boekhouder de categorieën voor de administratie eenmalig aan. Overleg over de te verwachte uitgaven en of alle categoerieen aanwezig zijn.
Overleg met je boekhouder hoe vaak je gegevens wilt uitwisselen. Maandelijkse of kwartaal updates zorgen ervoor dat je administratie actueel blijft. Voor de ondernemer is het prettiger om per kwartaal gegevens te verzenden, maar boekhouders zullen meestal de voorkeur geven aan het iedere maand aanleveren van gegevens, zodat ze up-to-date blijven en ze niet aan het eind van het kwartaal voor al hun klanten een hoop werk tegelijkertijd hoeven te doen rond de aangifte omzetbelasting, die de meeste ondernemers per kwartaal doen. Stem ook af welke bestanden de boekhouder gebruikt en hij of zij het liefst aangeleverd krijgt. Via de allerbovenste menubalk kun je kiezen voor Bestand en dan exporteren, exporteer de facturen en de uitgaven.
Voor zelfstandigen zonder voorraadbeheer kun je jaarlijks de Wizard aangifte inkomstenbelasting doorlopen. Als je dit doet, let dan vooral goed op dat je de stap bij investeringen goed volgt. Standaard is het afschrijven in 5 jaar voor investeringen, maar dat kan nog weleens anders zijn. De boekhouder kan je daarbij helpen. Laat je boekhouder daar vooral ook goed naar kijken, om te controleren of dit goed gedaan is. Je kunt er ook voor kiezen om samen met je boekhouder de Wizard door te lopen, door bijvoorbeeld gebruik te maken van Teamviewer en de boekhouder mee te laten kijken. Overleg met je boekhouder hoe vaak je gegevens wilt uitwisselen. Maandelijkse of kwartaal updates zorgen ervoor dat je administratie actueel blijft. Stem ook af welke bestanden de boekhouder gebruikt en hij of zij het liefst aangeleverd krijgt. Bekijk ook het filmpje op Youtube over de aangifte inkomstenbelasting. Bekijk ook de instructie over het doen van de aangifte inkomstenbelasting met Mac Boekhoudprogramma.
Een offline boekhoudprogramma stelt je in staat om je administratie te beheren zonder dat je een stabiele of constante internetverbinding nodig hebt. Dit is ideaal voor ondernemers die werken op een locatie zonder stabiele verbinding of die de voorkeur geven aan maximale controle over hun gegevens. Met een boekhoudprogramma voor Mac kun je eenvoudig gegevens lokaal en met encryptie opslaan, rapportages exporteren via een PDF of in een Excel overzicht via copy paste en deze delen met je boekhouder of accountant.
Een offline boekhoudprogramma biedt diverse voordelen voor ondernemers die werken op een Mac:
Om het maximale uit je offline samenwerking met een boekhouder te halen, volg je deze tips:
Een offline boekhoudprogramma is ideaal voor ondernemers die liever niet volledig afhankelijk zijn van het internet en ook offline bij hun data willen kunnen. Door duidelijke afspraken te maken met je boekhouder of accountant kun je jouw administratie efficiënt beheren. Overleg met je boekhouder om te bepalen welke aanpak het beste bij jouw werkwijze past.
